Markalı konutlar arttıkça yönetim şeklide değişiyor. Eskisi gibi site sakinlerinden oluşan yönetim sisteminden ziyade bu işi profesyonel firmalar tarafından yapılıyor. Bunlardan biri de SE Club. Uzun süredir var olan markalı konutları sorunsuz bir şekilde yöneten SE Club A+ konutları nasıl yönetiyor?
Bugüne kadar çoğunlukla markalı konutların proje aşamasını anlattık. Peki, proje tamamlandıktan sonra markalı konutlar nasıl yönetiliyor? Aidat kavramına bakış açısı ile daire sakinlerinin sorularına aydınlık getirecek röportajımızı SE Club Genel Müdürü İbrahim Taşçı ile gerçekleştirdik. Doğru tesis yönetimiyle bakın aidatlar nereye gidiyor?
Se Club kuruluş hikâyesini ve hizmetlerinizden bahseder misiniz?
Se Club, Aşçıoğlu’nun bir iştiraki olarak 2008 yılından bu yana faaliyet gösteriyor. Se Club’ın yönetim kurulunda Aşçıoğlu İnşaat’ın üçüncü nesil yöneticileri Cenk ve İrfan Aşçıoğlu yer alıyor.
Kişiye özel hizmetlerin öneminin bilincinde, mahremiyet öncelikli ve memnuniyet odaklı yaklaşımlarımız ile tesis yönetimini gerçekleştirdiğimiz tüm projelerimizde etkili operasyonel çözümler üreterek modern yaşam alanları sunmayı amaçlıyoruz.
Rezidans yönetimleri başta olmak üzere tesislerin concierge, teknik, güvenlik, temizlik hizmetlerinin yanında hizmet vermiş olduğumuz sakin profillerinin eğilimlerine göre değişkenlik gösterebilecek tüm diğer hizmet opsiyonlarını sunmaya hedefleyen entegre tesis yönetim şirketiyiz.
Sadece Aşçıoğlu projelerine mi hizmet veriyorsunuz?
Aşçıoğlu projelerinde olmanın keyifli olduğu kadar zor tarafları da var. Her ne kadar profesyonel iş yapıyor olsak da Aşçıoğlu ile olan organik bağımız başka, işimizin gerekliliği başka… Daire sakinleri her projede olabilecek makul problemleri dile getirip çözüm ararken yüklenici firma ile yönetim firması arasındaki organik bağın ayrımını yapmakta zorlanabiliyor. Diğer yandan biz kendi portföyümüzdeki iş hacmini diğer projelere dönüştürdüğümüzde ticari anlamda daha etkili sonuçlar alabiliyoruz. Se Club olarak orta ve uzun vadede Aşçıoğlu dışındaki proje sayısını artırmayı hedefliyoruz.
Malikler ve daire sakinleri bu yatırımları yapma aşamasında artık ne istediğini daha net biliyor, her türlü bilgiye farklı kanallardan ulaşarak durumu sorgulayabiliyorlar. Hepimiz biliyoruz ki aidat denen kavram, makul ölçekteki apartmanlarda bile var olan, içine çok fazla sorumluluk yüklenen ve sürekli belli soru işaretleri ile anılan, “acaba aidatlar nereye gidiyor? Bu kadar harcama nereye yapılıyor?” şeklinde sorgulanan bir kavram. Sektör öyle bir yere evrildi ki sürekli büyük çaplı, rezidanslar,iş merkezleri, karma projeler geliştirildikçe bu işi gönüllü olarak yapan yöneticiler bu sorumluluğu almaktansa işi profesyonellere bırakıyor. Yine de her halükarda malikler ve kiracılar aidatın nereye gittiğini sorgulayabiliyorlar.
Sorgulama yöntemleri de değişiyor. Örneğin A+ bir rezidansın aidatları ile B+ rezidansın aidatları bir olmadığı gibi burada yaşayan insanların beklentileri de sorgulama yöntemleri de aynı değil. Güvenlik noktalarından, temizlik senaryolarına, teknik hacimlerin yönetiminden, concierge gerekliliği, tercih edilen ısıtma-soğutma yöntemlerine kadar aidatı doğrudan etkileyen çok fazla detay var. Ülkemizde maalesef işin geliştirici tarafındaki firmaların bu bilinçte olmadığını görüyoruz. İş bittikten sonra gerek yönetimleri kendileri yapsın gerek profesyonel yöneticilerden destek alsın ortaya çok farklı senaryolar çıkıyor. Malikler ve kiracılar temizlik, güvenlik, teknik destek gibi hizmetlerden ziyade hizmeti sosyal alanlar çerçevesinde değerlendirdiği için aldıkları hizmetin arka planındaki o büyük operasyonları görmezden gelebiliyorlar.
Teknik, temizlik, güvenlik dışında bizlerin aidat tutarlarının içini doldurmamız gerekiyor. Sosyal alanları kullanılabilir ve yaşayan alanlar haline getirmemiz, bunun için de, inşaat firmalarının projeyi geliştirirken sosyal alanların fonksiyonlarını nasıl kurgulandığıyla alakalı net kararlar vermesi gerekiyor. Kimi projede cep sineması var, kiminde profesyonel spor alanları var; bu tarz fonksiyonlar olduğunda aidat tarafını açıklamak kolay oluyor ama bunun dışında insanlar için tatmin edici olmayan sosyal alan hizmetleri ile sınırlı kaldığında ödedikleri aidatları sadece temizlik ve güvenlik için ödediklerini anlatmak zor oluyor.
Sizi diğer firmalardan ayıran özellik nedir?
Bizi diğer firmalardan ayıran önemli özelliklerin başında, oluşturmuş olduğumuz işletme bütçelerinde ticari kaygıların önceliklerimiz arasında olmaması. Yani vermiş olduğumuz yönetim hizmetinin karşılığında almış olduğumuz aylık hizmet bedelinin dışında gerek dışarıdan almış olduğumuz hizmetler gerekse Se Club olarak üstlendiğimiz hizmetlerde maliyetlere ekstra firma karı koymadan çalışıyoruz.
Çalışma şekliniz nasıl? Bütçeleri nasıl hesaplıyorsunuz?
Açılış projelerinde bütçe yapmak oldukça zor, elinizde referans alabileceğiniz geçmiş yıl verileri olmadığından birçok gider kaleminde tutarlı tahminler yapmanız gerekiyor. Projeden projeye farklılık göstermek ile birlikte işletme projelerinde personel giderlerinden sonra aidata doğrudan pozitif katkısı olan gider kalemlerinin başında, ortak alan enerji giderleri geliyor. Her ne kadar tüketim tahminleri yapmak oldukça zor olsa da Se Club olarak bizler bütçelenmesi gereken enerji tüketiminin söz konusu olduğu tüm hacimlerin üzerinde ciddi analizler yaparak doğru tüketim tahminini yapmak için kafa yoruyoruz. Açılış projelerinde ilk yıl yapılan tahmini bütçelerdeki sapmalar kabul edilebilir olsa da açılış projelerinde bile %1 – % 2 gibi yakalanması oldukça zor makul sapmalar ile bütçe yapabildiğimizi söyleyebilirim.
Tesis Yönetiminde eğitimler veriliyor mu?
Tesis yönetimiyle ilgili bir dernek; Türkiye Tesis Yöneticileri Derneği (TRFMA) kuruldu, Se Club da derneğin üyelerinden biri. Derneğin yanı sıra çeşitli üniversitelerde sektörle ilgili bölümler açılmaya başladı. Site ve Apartman yöneticiliği adı altında özel sertifika programları var. Fakat sektördeki nitelikli personel eksikliğini göz önünde bulundurduğumuzda gerek üniversitelerin, gerek sektöre katkı sağlamak amacı ile kurularak ve faaliyet gösteren derneklerin gerekse biz yönetim şirketlerinin bu konuyu çok daha fazla ciddiye alması gerekiyor. Orta uzun vadeli hedeflerimiz arasında şu an için sadece bünyemizdeki personellerin gelişimi için uyguladığımız eğitim programlarımızı sektörün tamamına destek verebilecek bir yapıda geliştirmeyi planlıyoruz.
Siz projeye inşaat aşamasında mı dahil oluyorsunuz?
Aslında arzu ettiğimiz süreç bu, sonuçları itibari ile proje fikrinin doğması ile birlikte yönetim senaryoları ile tüm süreçlerin birlikte değerlendirilmesi, ele alınmasının faydası tartışılmaz bir gerçek. Bu noktada geliştirici firmaların işi ciddiye alış biçimleri, bazen en doğru zamanda işin içine bizleri dahil ederken bazen gecikmiş ve geri dönülmesi çok mümkün olmayan imalatların tamamlanması sonrası olabiliyor. İkinci senaryoda bile olumlu sonuçlar alınabilecek birçok aksiyon olabiliyor.
Malik ya da kiracıların en çok şikâyetçi oldukları durumlardan biride aidatların yüksek olması. Neredeyse bir kira bedelinde aidatlar var? Sizde aidatlar ne durumda?
Aidat, projeyi geliştiren firmanın satış stratejisi olarak belirlediği bir konudur. Projede bağımsız bölüm sayısı ve pazarlanan yaşam standardı, aidatın büyük oranda kaderini belirliyor. Bir projeyi Fulya'da yapmakla Beylikdüzü’nde yapmanın aidatı doğrudan etkileyen çok fazla bir fark yok. Aidat bakımından binanın lokasyonu önemli değil. Firmalar sosyal alanları çok fazla ciddiye alarak projeler geliştiriyor. Bunların amacına uygun kullanılması, atıl olamaması bir takım işletmesel senaryolarla mümkün oluyor. Örneğin aynı lokasyonda A+ bir projenin aidatı metrekare fiyatı 15 TL iken, bizim yönettiğimiz projelerde 8-9 TL civarında. Bunun yüzde 20'lik kısmını Se Club'ın yönetim biçimindeki şeffaflık ve dolaylı kar kaygısı olmaması oluşturuyor.
Hizmetleriniz arasında bulunan Bütçe Yönetimini biraz açar mısınız?
Bütçe yönetiminde şöyle bir ihtiyaç doğuyor; örneğin bir firma bugüne kadar projeyi kendi bünyelerinde yönetmişler kontrol kaybedilmiş olsun. Kişiler aidat tutarları belli bir rakamın üzerindeyse bir yerde bir hata var deyip çeşitli kanallarla bize ulaşıyorlar. Bizde süreci mali ve idari açılardan inceleyerek belirli süre danışmanlık hizmeti veriyoruz. Bütçelerini inceliyoruz, aidat ve enerji dağıtımlarına bakıyoruz, personel kurgularına bakıyoruz. Hataları tespit edip bir rapor hazırlıyoruz. Firma isterse yönetimi tamamen biz alıyoruz ya da belirli periyotlarla denetimini yapıyoruz.
Gayrimenkul yönetim hizmeti de veriyorsunuz, değil mi?
Özellikle yeni konutlarda ülkemizde yasal boşluklardan dolayı konut niteliğindeki alanların kullanımıyla ilgili çok ciddi sıkıntılar var ve yasal boşluklardan dolayı iyi yönetilemiyorlar. İkinci el konutlarında ise, doğru yönetilmesi, projenin yatırım değerini ciddi oranda etkiliyor ve bir anda amacın dışında yapılan kullanımlar projeyi başka bir noktaya getiriyor. Bizim, işi getirmek istediğimiz nokta şu; projenin kullanıcı profiline uygun yatırımcıları bir araya getirmek. Kiralama konusunda da "Herkese kiraya vermeyelim" mantığını oturtmak istiyoruz. Çünkü bu kolay bir şey değil. Projenin marka değerini koruyarak, yanlış kiracılarla projenin farklı amaçlarla kullanılmasının önüne geçmeyi amaçlıyoruz.
Peki, aidatlardan kiracı mı sorumlu ev sahibi mi?
Aidatlardan öncelikli olarak sorumlu olan kişiler kiracılar fakat kiracıların aidat ödemelerini aksatmaları veya ödemedikleri durumlarda mal sahiplerinin de sorumlulukları bulunuyor. Biraz daha detaylandırmak gerekirse kiracıların aidatlarını ödemedikleri durumlarda mal sahiplerine bilgi veriliyor ve tahsilat sağlanması konusunda destek olmaları isteniyor. Buna rağmen tahsilat sağlanamaz ve mal sahibi de sorumluluğu gereği bağımsız bölümüne ait aidat borcunu ödemez ise hem kiracıya hem de mal sahibine eş zamanlı olarak hukuki işlem başlatılabiliyor.
Kiracı, ev sahibi ve yöneticilerin sorumlulukları nelerdir?
Yönetim şirketleri olarak bizler, ortak olan yönetiminden sorumluyuz. Bağımsız bölümün brüt metrekaresi içinde yer alan ve ortak alan olarak adlandırılan tüm alanların bakım ve onarım sorumluluğu bizlere ait. Bu ortak alanların yönetilmesi işi için oluşturulan işletme bütçesine dâhil tüm maliyetler kat mülkiyeti kanunun ve yönetim planı gider paylaşım kriterleri referans alınarak bağımsız bölümlerin kullanım hakkına sahip olan kişilere aidat olarak paylaştırılıyor. İşletme faaliyetleri dışında kalan ve binanın tüm fonksiyonları için gerekli yatırım ihtiyaç maliyetlerinin karşılanması ise bağımsız bölümlerin maliklerinin sorumluluğundadır.
Aidatlardan kiracı sorumlu dediniz. Peki aidat ödemeyip kaçan kiracının önlemi nasıl alınıyor?
Bu da çok karşılaşılan sorunlardan biri… Daireyi kiralayan kişinin kiracıyı yönetim ofisine yönlendirmesi gerekiyor. Kişi yönetim ofisine geldikten sonra taşınma prosedürünü imzalıyor ve kabul ediyor. Kişinin nasıl taşınacağı ve sorumlukları anlatılıyor. Aidat, mal sahibiyle kiracının ortak katlandığı bir durum. Kiracı ödemediği zaman ev sahibi ödemekle yükümlü. Diyelim ki kiracı aidatı ödemedi. Eşyalı kiralanan dairelerde bunun önüne geçmek çok zor, kiracı valizini alıp gidebiliyor. Fakat eşyasız olarak kiralanan dairelerde, kiracının daireyi terk ederken eşyalarını da götüreceğini varsayarak taşıma için asansör kullanması ve ya projede görevli personellerimizin rutin sorumlulukları arasında fark etmek durumunda oldukları yönetim ofisinin bilgisi dışında habersiz olarak gerçekleşen bir faaliyetin tespiti mümkün olabiliyor. Bu tip durumlarda hızlıca duruma müdahale ederek bağımsız bölüm sakini ile iletişim kurularak yönetim ofisine uğramasını ya da iletişim kurmasını sağlamaya çalışıyoruz. Bu yöntem genelde olumlu sonuç veriyor ve var ise aidat, enerji tüketim ve diğer borçlarının tahsil edilmesini sağlayarak taşınma işlemenin sürmesine müsaade ediyoruz. Tabi ki bizlerin süreçlerdeki fonksiyonu ve yaptırım kabiliyeti hukuki çizgiler içinde olmak durumunda, istenmeyen olaylara sebebiyet vermeden süreçleri yönetebilmek hassas bir süreç ve ilişki yönetimi ile mümkün olabiliyor.
Eğer bütün bu otokontrol sistemi işe yaramaz, her şeye rağmen daire sakini borç bakiyesini kapatmadan binayı terk etmeyi başarır ise daha önce de bahsettiği üzere önce mal sahibi ile iletişim kurularak durum açıklanır. Bir sonraki adım, aslında mal sahiplerinin bizleri nasıl yönlendireceği ile alakalı; aidat ve diğer bakiyeleri kendilerinin ödedikleri durumlar olduğu gibi hukuki süreçleri başlatmak durumunda kaldığımız durumlarda olabiliyor.
Bir projede ortalama kaç personel istihdam ediyorsunuz?
Projenin büyüklüğüne göre değişiklik gösteriyor, 15 ile 45 arasında personel istihdam ediyoruz. Sadece Se Club bünyesinde çözüm ortaklarımızdan sağladığımız personeller ile birlikte 250 çalışanımız var.
Son olarak söylemek istediğiniz bir konu var mı?
Doğru tesis yönetim için; inşaat firmaları proje geliştirirken yönetim firmalarıyla mimari projeler çalışılırken anlaşması gerekiyor. Sektörde nitelikli personel bulmak her geçen gün zorlaşmakta olup turizm sektöründen destek almaya çalışıyoruz. Dernek ve üniversite faaliyetlerinin tesis yönetiminin kesinlikle eğitimli, nitelikli personel yetiştirme konusunu ciddiye alınması gerekiyor. Se Club olarak her projede çalışmaktan ziyade tecrübelerimizin yadırganmadığı, yönetim sistemimizin anlaşılabildiği projelerde olmak istiyoruz ki bu güne kadar sağladığımız memnuniyet seviyesini ve sürekliliğini bundan sonra da sağlamaya devam edebilelim.
